آمار بازدید
 بازدید این صفحه : 663
 بازدید امروز : 161
 کل بازدید : 361370
 بازدیدکنندگان آنلاين : 6
 زمان بازدید : 1.0991

آیین نامه برگزاری گردهمایی های علمی دانشگاه علوم پزشکی ایران

    دانشگاه علوم پزشکی  و خدمات بهداشتی درمانی ایران

معاونت بین الملل- معاونت تحقیقات و فن آوری

 

 


 

 

"آیین نامه اجرایی گردهمایی های علمی دانشگاه علوم پزشکی ایران"

 

مقدمه:

قریب سه دهه است که گردهمایی های علمی دانشگاه در غالب کنفرانسها، کنگره ها، سمپوزیوم ها، همایشها در بالاترین سطوح ملی و بین المللی با اثر گذاری فراوان و ارائه آخرین اطلاعات و دستاوردها و تحولات پیش رو علمی برگزارگردیده است و لزوم برگزاری کنگره ها با هدف ارتقاء ارزشیابی دانشگاه و ارتقاءهمکاریهای بین المللی و منطقه ای و انتفاع علمی تخصصی گروههای آموزشی و تولید علم در دانشگاه همچنان مشهود بوده و توسط دانشکده ها و گروههای آموزشی و هیئت رییسه دانشگاه دنبال میشود.

درخواست برگزاری همایش های علمی توسط گروههای مختلف آموزشی و توسعه روابط بین دانشگاهی داخلی و خارجی مسئولین دانشگاه را بر این داشت به منظور تحقق اهداف عالی دانشگاه و یکپارچه سازی و خود گردان نمودن همایش ها با در نظر گرفتن صرفه جویی کامل و توجه به توصیه های اقتصادی وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی در سطح کشور تصمیمات جامع ذیل را توسط هیئت رییسه دانشگاه با  توجه به چشم انداز و افزایش پتانسیلهای اعتباری و علمی دانشگاه اتخاذ گردید.

فصل یک:تعاریف

منظور از گردهمایی دانشگاه، همایشها و دوره های غیر مدون در سر فصل دوره های آموزشی اداره کل آموزش مداوم جامعه پزشکی میباشد که شامل کنگره ها، سمینارها، سمپوزیومها و کنفرانسها خواهد بود.

دبیرهمایش با توانمندی های علمی و سوابق اجرایی خود تامین هزینه های گردهمایی همایش را به صورت خود گردان و خود کفا مدیریت و اداره خواهد نمود و دانشگاه با نظارت و در اختیار قرار دادن محیط فیزیکی مناسب در مرکز  همایشهای محمد بن زکریای رازی که رسالت ساخت آن در دانشگاه ایجاد محیط مناسب برای برگزاری همایشهای دانشگاه میباشد حامی برگزاری هر چه باشکوهتر گنگره خواهد بود.

فصل دوم:مقررات

 ماده یک : مدیریت برگزاری، نظارت، جمع آوری پیشنهادات و سیاستگزاری دقیق کنگره ها و سمینارها با توجه به سوابق اجرایی دیرینه به دو معاونت بین الملل و تحقیقات و فنآوری واگذار می گردد تا با تعامل مشترک بر غنای علمی کنگره های ملی و بین المللی دانشگاه افزوده و با تجارب و توانمندیهای خود و برنامه ریزی دقیق روند پیشنهادات برگزاری همایشها را درسالهای آتی مدیریت نمایند.

 ماده دو: برگزاری دوره های آموزشی مدون دانشگاه برعهده حوزه معاونت آموزشی دانشگاه می باشد.

ماده سه: معاون بین الملل و تحقیقات و فنآوری پس از بررسی پیشنهادات دانشکده ها، در صورت موافقت ضمن تشکیل جلسات توانمندیهای علمی و اجرایی دبیر معرفی شده را ارزیابی و پس از تائید وی، حکم دبیری ایشان با امضای ریاست دانشگاه صادر خواهد شد.

ماده چهار: برگزارکنندگان و دبیر کنگره موظف به ارائه اطلاعات اولیه و تشکیل جلسات پیشرفت روند اجرا و دارا بودن برنامه بر اساس زمانبندی و تلاش وافر برای مطلوب برگزار شدن همایش ها و همکاریهای بین دانشگاهی خواهند بود.

فصل سوم: امور اجرایی

ماده پنج: ضمن توجه به جلوگیری از هزینه های غیر ضروری و تداخل همایشها با سایر همایشهای دانشگاههای علوم پزشکی و انجمن های تخصصی دبیر کنگره با تشکیل دبیرخانه متعارف با ابعاد هر کنگره، امور اجرایی را حداقل از یک سال قبل آغاز و نسبت تهیه لیست اعضای کمیته علمی (شامل اعضاء هیئت علمی دانشگاه و سایر دانشگاههای علوم پزشکی سراسر کشور)،فراخوان،پوستر،دریافت مقالات، بررسی مقالات، امور دریافت مجوز، آماده سازی وب سایت و..... اقدام مینماید.

     تبصره یک: مسئولیت فراهم سازی کلیه تجهیزات دبیرخانه شامل:تلفن، منشی، فاکس،رایانه و پرسنل اجرایی به عهده دبیر کنگره و گروه آموزشی و پژوهشی دانشکده خواهد بود.

     تبصره دو: معاونت بین الملل و معاونت تحقیقات و فنآوری راهنمایی های لازم را در خصوص برگزاری مناسب کنگره به دبیران ارائه و در سطوح اجرایی ملزوم  با سیاستگزاری های مشترک و مورد توافق حامی دبیر کنگره خواهند بود .

ماده شش: دعوت رسمی از مدعوین خارجی و نظارت بر حسن انتخاب مدعوین و اخذ ویزای میهمانان کنگره به عهده معاونت بین الملل دانشگاه خواهد بود و دبیر همایش نسبت به معرفی سخنرانها و مدعوین مجرب با اعتبار علمی مناسب در سطح بین المللی و نیازهای همایش اقدام خواهد نمود.

ماده هفت: محل برگزاری توسط دو معاونت بین الملل ومعاونت تحقیقات و فنآوری تعیین و هماهنگ خواهد شد.

ماده هشت: گزارش پیشرفت کار و انجام نشستهای تصمیم گیری کلان توسط دبیران کنگره با معاونین بین الملل و تحقیقات و فن آوری الزامی است.نظارت بر حسن روند اجرایی و پیشرفت منطقی بر اساس اهداف همایش توسط کارشناس کنگره در معاونت بین الملل رصد خواهد شد .

ماده نه: برنامه ریزی بازدیدهای جنبی مدعوین خارجی و دیدار و نشستهای علمی با مسئولین دانشگاه و عقد قراردادهای بین دانشگاهی در سطح داخل کشوری و بین المللی با درخواست و هماهنگی دبیر کنگره با معاونت بین الملل دانشگاه میسر خواهد بود.

ماده ده: راهنمایی دبیر کنگره بر اساس الگوهای متعارف و قبلی در مورد چاپ پوستر، بروشور، فراخوان، کتاب خلاصه مقالات، CD خلاصه مقالات و تشکیل جلسات کمیته های علمی و اجرایی، برنامه سخنرانی ها و .... صرفا توسط دو معاونت بین الملل و تحقیقات و فنآوری انجام می گیرد.

ماده یازده: روابط عمومی دانشگاه موظف به پوشش خبری مناسب و همکاری با دبیر کنگره و تلاش گسترده برای اطلاع رسانی از طریق سایت دانشگاه و تشکیل میزگردهای گفتگو و مصاحبه های رادیویی و تلویزیونی مورد نیاز و متناسب و هماهنگ با  معاونین دانشگاه و گروه اجرایی و مدعوین خارجی و سخنرانان کلیدی قبل از برگزاری همایش و در حین روزهای برگزاری و همچنین در ارائه جمع بندی خواهد بود.

ماده دوازده: با توجه به رسالت تاسیس مرکز همایشهای رازی مبنی بر برگزاری همایشهای دانشگاه و سابقه برپایی کنگره های علمی موظف است نهایت تلاش خود را برای بهبود و بهینه برگزار شدن کنگره های دانشگاه بکار گرفته و حامی مسئولین دانشگاه درهر چه باشکوهتر شدن این قبیل همایشها نسبت به سایر همایشهایی است که در برنامه های استیجاری آن مرکز قرار خواهد داشت.

ماده سیزده: مدیریت آمار وIT  دانشگاه موظف به ایجاد پایگاه اینترنتی برای هر یک از همایشهای دانشگاه قبل از برگزاری همایش( عموما یک سال قبل از برگزاری) با توجه به آدرس پیشنهادی دبیر همایش اقدام نموده و پشتیبانی از وبگاه اینترنتی را در سطح زمانی مطلوب (عموما شش ماه بعد از برگزاری کنگره) بعهده خواهد داشت.

 

فصل چهارم: بخش مالی  و درآمدها

ماده چهارده: پرداخت کلیه هزینه ها به عهده دبیر کنگره و تحت نظارت و توافق معاونت های بین الملل و تحقیقات و فنآوری توسط کارپردازی مجرب در این دو حوزه انجام و حسب نیاز به دبیر گنگره  واگزار خواهد شد.

 ماده پانزده: دبیر همایش در راستای برگزاری همایش موظف به تامین هزینه های مورد نیاز نسبت به جذب منابع مالی خارج از دانشگاه (SPONSOR) کمک از سازمانها، موسسات و شرکت های مختلف علاقمند به همکاری و برقراری غرفه نمایشگاهی در برگزاری همایش با افتتاح حساب مشترک با دو معاونت بین الملل و تحقیقات و فنآوری می باشد.

 ماده شانزده: دبیر همایش جهت انجام امورضروری دبیر خانه و تامین امکانات ، تجهیزات و خدمات مورد نیاز در قالب کمک ها و اعتبارات جذب شده با نظارت و توافق دو معاونت بین الملل و تحقیقات و فنآوری دانشگاه حق برداشت از حساب مشترک تعیین شده با دو امضاء معاونت بین الملل و  تحقیقات و فن آوری را دارا می باشد.

 ماده هفده: هزینه ثبت نام متقاضیان شرکت در همایش به حساب درآمد اختصاصی دانشگاه به شماره................. واریز خواهد شد.

 ماده هجده: دبیر همایش در پایان برگزاری همایش بیلانی از وضعیت هزینه ها و در آمدها ارائه و دو معاونت موظف خواهند بود ضمن بررسی درآمد کسب شده، مازاد را در راستای سیاستگذاری برگزاری کنگره های بدون درآمد دانشگاه و تامین نیازهای تجهیزاتی، آموزشی و تحقیقاتی و بین المللی دانشکده، گروه آموزشی و مرکز تحقیقات برگزار کننده همایش ذیربط هزینه نمایند.

ماده نوزده: با درخواست دبیر کنگره و بنا به عرف کنگره های مشابه ملی و کشوری از درآمدهای کنگره حق الزحمه پرسنل اجرائی کنگره در چهار چوب متعارف پرداخت خواهد شد.

 ماده بیست: استفاده از نیروی انسانی و کادر مجرب خارج دانشگاه در امور برگزاری کنگره های ملی و بین المللی با نظر موافق معاونین بین الملل و تحقیقات و فنآوری به صورت عقد قرار داد امکان پذیر خواهد بود.

 ماده بیست و یک: استفاده متعارف از خدمات شرکت های همایش آفرین در جذب کمک مالی و برقراری غرفه های نمایشگاهی و خدمات وب سایت همایشهای بزرگ دانشگاه و ارائه امور پذیرایی میان وعده و ناهار شرکت کنندگان با عقد قرار داد توسط دبیر کنگره و نظارت دو معاونت بین الملل و تحقیقات و فنآوری میسر می باشد.

 ماده بیست ودو:  خود کفایی برگزاری ها از اهداف عالیه این آیین نامه می باشد . لذا بنا به مقتضیات زمانی و در صورت نیاز مالی ابتدایی دو معاونت بین الملل و تحقیقات و فنآوری حدالمقدور صرفا برای ضروریات اولیه و ابتدایی یک کنگره با توجه به سنوات و تجارب گذشته تا جذب هزینه های مالی از اسپانسرهای کنگره از اعتبارات پیش بینی شده مجاز خواهند بود در این خصوص اقدام و دبیر کنگره را تا سطح اولیه و سیاستگذاری مورد توافق مورد حمایت خود قرار دهند.

ماده بیست و سه: معاونت توسعه و برنامه ریزی منابع موظف است با  بکارگیری همه امکانات و اختیارات خود در حوزه های مالی و خدماتی همکاری های مورد نیاز از سوی دو معاونت بین الملل و تحقیقات و فنآوری را عملیاتی و با ارائه راهکارهای مناسب موانع مالی و اعتباری و اجرایی را مرتفع و برگزار کنندگان را تا حد معقول و برابر مقررات جاری دانشگاه حمایت نماید.

فصل پنجم:برنامه ریزی

 ماده بیست و چهار : مسئولیت برنامه ریزی دقیق گنگره در بخشهای علمی و اجرایی متناسب با شئونات دانشگاه بعهده دبیر کنگره بوده و معاونت های بین الملل و تحقیقات و فنآوری راهنمایی های راهبردی را با توجه به سیاستگذاری ها و همایشهای مشابه وموفق سالهای اخیر در دانشگاه به دبیر کنگره ارائه خواهند نمود.

 ماده بیست و پنج: درج نام و لگوی دانشگاه و محل برگزاری ( مرکز همایشهای رازی) در کلیه نشریات و وب سایت همایشها الزامی است.

ماده بیست و شش: سی درصد از کل برنامه های همایشها می بایست به برگزاری میزگرد ( پانل) اختصاص یابد و هر گردهمایی حداقل دو گارگاه آموزشی جنبی را در برنامه خود داشته باشد.

 ماده بیست و هفت: دبیر کنگره ملزم به تشکیل جلسه جمع بندی همایش با اساتید برجسته کمیته علمی و سخنرانان همایش و تنظیم و قرائت قطعنامه در پایان همایش (اختتامیه) برای شرکت کنندگان و مسئولین دانشگاه می باشد.استخراج نظر سنجی های شرکت کنندگان توسط دبیر کنگره و ارائه گزارش نهایی (در طی سی الی چهل و پنج روز بعد از پایان همایش) الزامی است.     

 ماده بیست و هشت : برنامه ریزی برای عقد تفاهم نامه های همکاری بین دانشگاهی و بین المللی  توسط دبیر همایش از جمله اولویتهای برگزاری همایش ها در دانشگاه محسوب می گردد. و هیئت رئیسه محترم دانشگاه از دبیران و گروههای آموزشی که با فعالیت بی شائبه خود جهت ارتقاء سطح علمی گروه آموزشی و دانشگاه گام بر می دارند، به نحو مقتضی قدردانی خواهد نمود.

این آئین نامه در جلسه مشترک مورخ 9/4/1393 دو معاونت بین الملل و تحقیقات و فنآوری مورد تایید و موافقت دو معاونت قرار گرفت.

 

این آئین نامه شامل پنج فصل، بیست و هشت ماده و دو تبصره است و در تاریخ 20/5/93 از سوی هیأت رئیسه محترم دانشگاه تصویب و از آن تاریخ لازم الاجراست.